Alles agil – wie jetzt?!

Agiles Arbeiten hat durch die digitale Transformation stark an Relevanz gewonnen | Foto: www.unsplash.com„Wen agiles Arbeiten nicht beschäftigt, wird auf der Strecke bleiben“, steht für Dirk Kedrowitsch, COO von Publicis Pixelpark, fest. Agilität ist momentan eines der beliebtesten Buzzwords der digitalen Transformation. Doch was bedeutet es eigentlich, agil zu arbeiten? Und wie kann die Unternehmenskommunikation die Einführung agiler Strukturen und Prozesse unterstützen?

Märkte, Kundenbeziehungen und Stakeholder-Ansprüche ändern sich immer schneller. Produkte und Services müssen also nicht nur anpassungsfähig, sondern auch individuell zuschneidbar sein. Das setzt dynamische Arbeitsprozesse voraus, die Feedback nicht nur aufnehmen, sondern direkt in die Leistungserstellung einbeziehen.

„Plan Driven Development“ vs. „Vision Driven Development“

Traditionelles Projektmanagement funktioniert nach dem „Plan Driven Development“-Prinzip. In der Planungsphase werden die Ansprüche der Kunden einmalig abgefragt und Ziele und Endprodukte genau definiert. Anschließend wird das Projekt bearbeitet, bis man sich zur Abschlusspräsentation wiedersieht. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich Situation oder Kundenbedürfnisse in der Zwischenzeit geändert haben und ein Projekt scheitert, ist hoch. Außerdem kostet eine solche Planungsphase viel Zeit, die man schon in erste Quick Wins hätte investieren können.

Der Gegenentwurf hierzu ist das „Vision Driven Development“. Es setzt die durchaus mutige Haltung voraus, dass zu Beginn eines Projekts noch gar nicht so genau feststeht, was am Ende herauskommt. Stattdessen ist der Kunde von Anfang an aktiv eingebunden. Sein Feedback fließt in kurzen Iterationsschleifen direkt in die Produktentwicklung ein. So ist das Projektteam permanent gefordert, Zwischenergebnisse zu liefern, was einen effizienten Arbeitsprozess gewährleistet. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass der Kunde immer über den aktuellen Projektstand im Bilde ist und am Ende das bekommt, was er braucht. Auch in späten Projektphasen können so noch Anpassungen vorgenommen werden, statt sich auf ein zu Anfang in Stein gemeißeltes Endprodukt zu konzentrieren.

Offene Kollaboration als wichtiger Bestandteil von Agilität

Schnell sein, bedeutet heute vor allem schnell an die richtigen Informationen zu kommen und diese zielführend zu nutzen. Hierfür ist abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gerade in großen Unternehmen ein wichtiger Hebel. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie steigern cross-funktionale Teams den Unternehmenserfolg. Will die interne Kommunikation konzernweite Kollaboration stärken, können Tools wie Delve helfen. Delve zeigt z.B. alle Kollegen, die gerade an ähnlichen Themen arbeiten wie das eigene Team oder sich schon einmal damit befasst haben. So können Silos durchbrochen und ein abteilungsübergreifender Austausch gefördert werden.

Dabei spielen Hierarchien eine immer unwichtigere Rolle. Ein Beispiel hierfür sind digitale Vordenker wie die Google-Gründer Larry Page und Sergey Brin: „Sie achten sehr viel weniger auf hierarchische Ebenen, sondern holen sich junge, dynamische Leute, statt im Silo zu denken“, meint Joachim Bohner von der Personalberatung Russell Reynolds.

Faktor Mensch ist entscheidend

Aber bei aller Agilität ist der Faktor Mensch nicht zu unterschätzen. Zum Beispiel beim Abteilungsmeeting zu verkünden „so, wir arbeiten jetzt agil“, wird allein nichts ändern. Menschen sind Gewohnheitstiere und brauchen in der Regel lange, um etablierte Verhaltensmuster und Arbeitsroutinen zu durchbrechen. Zu agilen Organisationsstrukturen, wie z.B. einer Pool-Organisation, in der sich die Unternehmenskommunikation themen- und projektorientiert ausrichtet, gehören also auch die entsprechenden Prozesse.

Und die müssen nicht nur als Swim Lanes auf PowerPoint-Slides gebracht, sondern vor allem in Workshops erklärt werden. Jeder Mitarbeiter muss verstehen: Was bringt mir Agilität konkret in meinem Arbeitsalltag? Im besten Fall werden bereits die neuen Prozesse in interaktiven Workshops mit den Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet. Schon hier kann der erste große Quick Win zur erfolgreichen Einführung von agilem Projektmanagement liegen.