Komplexe Probleme einfach machen – Scrum als Ansatz für die Unternehmenskommunikation?

Training zum zertifizierten Scrum-Master | Fotos: Jens Cornelißen bei Oose, Hamburg: http://www.oose.de/training/certified-scrum-master/

Was Software-Entwickler schon seit den frühen 1990er Jahren machen, kommt langsam auch in der Unternehmenskommunikation an: Große, unübersichtliche Projekte in handhabbare Scheiben zu schneiden, Feedbackkultur zu etablieren und Fehler als Chancen zu betrachten. Kurz gesagt: Agil zu werden. Scrum ist eines der beliebtesten agilen Rahmenwerke. Aber was ist das eigentlich? Und eignet es sich für die Unternehmenskommunikation?

Fokus. Mut. Offenheit. Selbstverpflichtung. Respekt. Das sind die Scrum-Werte. Wichtige Werte, denn Scrum-basierte Projekte leben von der Produktivität des Teams. Ein Scrum Team wird gebildet, wenn Auftraggeber ein komplexes Produkt benötigen – beispielsweise einen Musikstreaming-Dienst wie Spotify, der über Scrum entwickelt wurde. Damit so ein Großprojekt Erfolg haben kann, sind drei Rollen definiert.

Produktivitätssteigerung durch klare Rollenverteilung

Product- bzw Kurs-Backlog | Foto: Jens Cornelißen beim Training zum zertifizierten Scrum-Master bei Oose, Hamburg: http://www.oose.de/training/certified-scrum-master/Verantwortlich für das geforderte Produkt und rechenschaftspflichtig gegenüber den Auftraggebern ist der Product Owner. Er ist sozusagen der Projektleiter und definiert die Eigenschaften, die das Produkt haben soll im so genannten Product Backlog, quasi eine übergeordnete To Do-Liste für das Projekt. Die Eigenschaften sind von den Teammitgliedern zu erarbeiten. Die dritte Rolle hat der Scrum Master. Er ist dafür verantwortlich, die Produktivität des Scrum Teams zu steigern, den gesamten Prozess zu managen und zu moderieren und dem Team den Rücken frei zu halten.

Sprints statt Projektphasen

Neben den Rollen sind auch die Arbeitsphasen klar definiert. Ein Sprint eines Scrum Teams dauert ca. 4 Wochen. Für den Sprint hat das Team ein Sprint Backlog – eine Metaplanwand mit priorisierten To Dos auf Post-its, die sich aus dem Product Backlog speisen und von oben nach unten abgearbeitet werden.

Ein To Do heißt in der Scrum-Sprache „User Story“. Sie ist aus Sicht des Endnutzers formuliert und bringt den Nutzen, den ihm die erfolgreiche Bearbeitung dieser Story bringt, auf den Punkt. User Stories werden wiederum in Tasks aufgeteilt, die alle abgearbeitet werden müssen, damit eine Story erledigt ist. Tasks sind vom Umfang her so konzipiert, dass sie innerhalb eines Tages erledigt werden können. Die Bearbeitung einer Story sollte im Idealfall nicht länger als eine Woche dauern. Ziel eines Sprints ist die Erstellung eines Inkrements, also eines Produktbestandteils, das getestet, dokumentiert und einsatzfähig ist.

Feedback und Reflexion als Grundprinzipien

Das Scrum Team trifft sich einmal täglich zum Daily Scrum. Ein 15-minütiges Meeting, in dem jeder zusammenfasst, was er seit gestern zum Erreichen des Sprint Ziels beigetragen hat, was er bis zum nächsten Daily Scrum beitragen möchte und welche Hindernisse er aktuell sieht. Die Moderation erfolgt durch den Scrum Master, der auch dafür sorgt, dass das Zeitfenster (in Scrum-Sprache „Time Box“) von 15 Minuten eingehalten wird.

Am Ende eines Sprints präsentiert das Scrum Team das im Sprint erstellte Produktinkrement im Sprint Review dem Product Owner und den Auftraggebern. Auch Geschäftsführung und Vorstand sind hier häufig dabei, wenn sie nicht ohnehin selbst die Auftraggeber sind.

Jeder Sprint endet mit einer Sprint Retrospektive, einem Reflexionsmeeting. Hier nehmen nur Scrum Master und Scrum Team teil. Sie besprechen, was im vergangenen Sprint in Bezug auf die Menschen, Beziehungen, Prozesse und Tools gut und was schlecht gelaufen ist und wo noch Optimierungspotenziale liegen.

Die Scrum-Unternehmenskommunikation?

Scrum hilft bei komplexen Aufgaben | Foto: Jens Cornelißen beim Training zum zertifizierten Scrum-Master bei Oose, Hamburg: http://www.oose.de/training/certified-scrum-master/Scrum ist dann sinnvoll, wenn ein konkretes Produkt mit vielen Eigenschaften  geliefert werden soll, dessen Erstellung komplex, also mit vielen unbekannten Variablen behaftet ist. Ist das Produkt von Beginn an klar und durch Routinearbeiten umzusetzen, bietet sich Scrum nicht an.

Eine global erscheinende Mitarbeiterzeitung mit regionsspezifischen Ressorts ist z.B. ein großes Projekt mit vielen Stakeholdern, aber nicht vergleichbar mit der Entwicklung eines Streamingdienstes wie Spotify.

Die Neuausrichtung eines Bereichs oder Ausgründung von Spezial-Know how in einer separaten Organisation könnten eher Themen sein, die Scrum für Kommunikatoren interessant machen. Aber natürlich muss es auch nicht gleich ein kompletter Scrum-Prozess sein – schon die Etablierung einer offenen Feedbackkultur, von transparenten Zuständigkeiten oder bereichsübergreifender Kollaboration können erste, wichtige Schritte in Richtung einer agileren Zusammenarbeit sein.