Success follows structure? Lessons Learned aus einem Reorganisationsprojekt

Diskussion der Analyseergebnisse

Wie wichtig Strukturen und Prozesse für den Kommunikationserfolg sind, zeigt sich insbesondere dann, wenn die Organisation der Kommunikationsabteilung einer effizienten und zielführenden Bearbeitung ihrer Aufgaben im Weg steht. In solchen Situationen wird schnell klar, dass erfolgreiche Kommunikation nicht nur kreative Ideen, kompetente Kommunikatoren und gut gestaltete Maßnahmen braucht. Mein Praktikum bei Lautenbach Sass hat mir das deutlich vor Augen geführt.

Während meiner zwei Monate in Frankfurt habe ich ein Projekt zu Strukturen und Prozessen der Unternehmenskommunikation für eine große, deutschlandweit aktive Organisation begleitet. Eine historisch gewachsene, dezentrale Aufstellung, die Arbeit in regionalen Silos und unklare Weisungsbefugnisse stellten die Kommunikatoren vor große Herausforderungen – eine einheitliche Kommunikation aller Standorte war in diesem Kontext nicht möglich. Ziel des Projektes war es daher, eine Struktur zu finden, die eine abgestimmte und effiziente Kommunikation unterstützt.

Befragungen als Ausgangspunkt

Um ein Konzept zu entwickeln, das unmittelbar an der Behebung der zugrunde liegenden Probleme ansetzt, stand zu Beginn des Projektes eine Phase intensiver Befragungen. So sollten Problemursachen identifiziert und Verbesserungsbedarf aufgedeckt werden. Dazu habe ich zunächst daran mitgewirkt, Rohdaten aus bereits durchgeführten Befragungen auszuwerten. In anschließenden strukturierten Interviews mit Kommunikatoren und Leitern regionaler Einheiten haben wir die Informationsbasis um detaillierte Aussagen und Meinungen erweitert.

Auf diese Weise konnten vier grundlegende Problemfelder identifiziert werden: Unzureichende Koordinations- und Abstimmungsprozesse, eine zu schwache Ressourcenausstattung, unzureichend geklärte Zuständigkeiten für standortübergreifende Kommunikation sowie ein uneinheitliches Kommunikationsverständnis. Hierfür musste eine Lösung gefunden werden.

Moderne Strukturen für eine traditionsreiche Organisation

Aus den Ergebnissen der Analyse ergaben sich verschiedene mögliche Ansätze für die Reorganisation. Im Kern geht es dabei um zwei Fragen: Sollte die Kommunikation eher auf zentraler oder auf regionaler Ebene gestärkt werden? Und ebenso wichtig: Stellt eine Organisation nach Themengebieten eine sinnvolle Alternative zur Strukturierung nach Aufgaben dar? Eine nach dem Prinzip des Themenmanagements organisierte, zentral gesteuerte Kommunikation böte die Möglichkeit, die Organisation stärker als Ansprechpartner für bestimmte Kompetenzgebiete zu positionieren. Derzeit wird darüber noch diskutiert. Die Entscheidung wird bald fallen.

Ich habe in diesem intensiven Projekt sehr viel gelernt. Neben dem großen Zuwachs an Hintergrundwissen, z.B. zu Analyseformen, Prozessdarstellungen und Organigrammen, war für mich eine Erkenntnis entscheidend: Bei der Analyse in Veränderungsprojekten geht es nie nur darum, relevante Punkte zu identifizieren, die für die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung des Projektes entscheidend sind. Es geht immer auch darum, den Rückhalt der Personen zu gewinnen, die von der Veränderung betroffen sind. Nur wenn man ihre Anregungen, Wünsche und Kritik ernst nimmt, holt man sie ab und stärkt ihre Veränderungsbereitschaft. Vor diesem Hintergrund halte ich für mich fest: Ja, Success follows structure – aber das ist längst noch nicht alles. Erst wenn die Mitarbeiter die neuen Strukturen auch tragen, ist der Grundstein für eine erfolgreiche Kommunikation gelegt. Sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, ist daher von hoher strategischer Relevanz.